آنچه که در یک محیط اداری از اهمیت برخوردار است, نظم و ترتیب در محیط است, اما تعریف نظم و ترتیب گستره ی وسیعی دارد و شامل موارد زیادی از موضوعات است

برای حرفه ای بودن, حرفه ای عمل کردن بسیار مهم است, یکی از الزامات حرفه ای عمل کردن در کار, داشتن ابزار و وسایل حرفه ای است, لذا داشتن ست اداری, از ملزومات داشتن کسب و کار حرفه ای به حساب می آید,از این رو طراحی ست اداری, لازم و یا حتی مقوله ای واجب است, در این مقاله با موضوع طراحی ست اداری با شما هستیم, امیدواریم که این مقاله مورد پسند و مورد استفاده ی شما واقع گردد؛

آنچه که در یک محیط اداری از اهمیت برخوردار است, نظم و ترتیب در محیط است, اما تعریف نظم و ترتیب گستره ی وسیعی دارد و شامل موارد زیادی از موضوعات است, از تمیزی و پاکیزگی محیط گرفته تا هارمونی و هماهنگی اجزای محیط, از این رو, یکی از عواملی که در محیط اداری می تواند به این هماهنگی و هارمونی کمک کند, طراحی ست اداری است, لذا طراحی ست اداری, قابلیت این را دارد تا علاوه بر اینکه سبب نظم و ترتیب در محیط می شود, به حرفه ایی جلوه کردن محیط یا بیشتر حرفه ایی جلوه دادنِ شغل نیز کمک کند.

ست اداری شامل مواردی از قبیل: برگه‌های سربرگ‌دار در ابعاد مختلف, پاکت نامه, کارت ویزیت, کاغذ یادداشت, دفترچه یادداشت, فرم‌های پرکاربرد, پاکت هایی در ابعاد مختلف و هرگونه موارد چاپی پرکاربرد دیگر نیز میباشد.

طراحیِ ست اداری از اهمیت برخوردار است, داشتن ست اداری فقط مختص ادارات یا سازمان های بزرگ و مشهور نیست, بلکه حتی شرکت های کوچک و ارگان های کمتر شناخته شده تر نیز با طراحی ست اداری می توانند دیدگاه حرفه ایی خودشان را به مشتریان و مخاطبان شان نشان دهند؛ سفارش ست اداری مقوله ای مقرون به صرفه و ارزان است که فرایند طراحی تا اجرای آن سریع است, لذا صاحبان کسب و کار با طراحی ست اداری میتوانند میزان توجه خود به کسب و کارشان را نمایش دهند و این چنین در چشم مخاطب یا مشتری حرفه ای یا اصطلاحا کاربلد بنظر برسند.

1.jpg


طراحی ست اداری سبب افزایش اعتماد مشتری می شود


 طراحی ست اداری سبب افزایش اعتماد مشتری میشود و عملکرد حرفه ایی سازمان را بهبود میبخشد, لذا این فرآیند که در نظر افراد حرفه ای ضروری قلمداد می شود, میتواند سبب ایجاد نگاهی مثبت در زمینه ی کسب و کار شده و کسب و کار مورد نظر را در زمینه های مختلف ممتاز جلوه دهد؛ ازین رو داشتن ست اداری به هیچ عنوان بدون فایده و سود نیست, حتی اگر در نگاه اول مقوله ای غیر ضروری و خالی از فایده بنظر بیاید.

یکی از دلایل اهمیت طراحی ست اداری, روابط اداری و سازمانی است, در این روابط مستنداتی رد و بدل می شوند, مستنداتی که حتما لازم است بصورت حرفه ای رد و بدل شوند, این تبادل با کمک ابزارهایی چون پاکت نامه, سربرگ, کارت ویزیت, فاکتور و ... انجام می شود؛ ناگفته نماند که از زمان شکل گیری ادارات و تولد مبادلات اداری این اقلام مکتوب از اهمیت بالایی برخوردار گشته اند؛ از این رو, این مستندات کاغذی, ارتباطات را حرفه ای تر کرده و به همین دلیل از اهمیت چشمگیری برخوردار می باشند؛ لذا چه بهتر و حرفه ای تر خواهد بود اگر این اقلام از فرم و شکل یکسانی برخوردار بوده و در طراحی آنها خلاقیت و سلیقه خرج گردد, چه بسا که طراحی یک ست اداری زیبا و شکیل, بتواند باعث بهتر شدن و یا قوی تر شدن ارتباطات شده و به شرکت یا نهاد مربوطه ارزش و اعتباری چشمگیر و درخور ببخشد, و چه بسا عملکرد حرفه ای را نیز بهبود دهد؛
 
اما در طرف دیگر این قضیه, رد و بدل کردنِ بی نام و نشان این مستندات میتواند گواه بی سلیقه گی و آشفتگی در سطح ادارات یا سازمان ها باشد و حتی اعتبار اداره یا نهاد مربوطه را نیز خدشه دار کند؛

2.jpg


طراحی ست اداری و بهبود فرآیند بوروکراسی


در تمام ادارات یا سازمان ها دستورالعمل ها و فرآیند هایی تعریف میشوند که پیروی درست و اصولی از آن دستورالعمل ها به کسب موفقیت در سازمان منتهی می شود؛ حال یکی از عواملی که باعث پیروی بهتر از دستورات و اجرای درست فرایند های اداری می گردد داشتن ست اداری است, ازین رو طراحی ست اداری از اهمیت برخوردار است, چرا که فرآیندهای مربوط به کسب و کار را بهبود بخشیده و به افزایش نظم در سازمان, سازماندهی بهتر امور, بایگانی بهتر مستندات و... کمک میکند و این چنین فرآیند اداری شدن را تسریع کرده و سبب کارایی بهتر میگردد.

یکی دیگر از دلایل و کاربردهای ست اداری, نایل شدن به اهداف تجاری و تبلیغاتی است؛ لذا اقلامی چون کارت ویزیت, پاکت نامه و... کاربرد برون سازمانی داشته و برای معرفی و یا تبلیغ سازمان مربوطه تدارک دیده شده اند و به توسعه ی اهداف تجاری کمک میکنند.

یکی دیگر از دلایل ایجاد ست اداری, هویت دادن به سازمان مربوطه است؛ لذا هویت بصری سازمان از اهمیت شایانی برخوردار است و ارایه و نشان دادن این هویت به مشتری یا مخاطب ارزشمند است, یکی از بهترین ابزار آلاتی که بواسطه ی آن میتوان این هویت را نشان داد و به ارزش و اعتبار سازمان یا اداره, اضافه کرد, سفارش ست اداری است, حال اگر این ست در جهت صحیح و در راستای اهداف تجاری سازمان طراحی و اجرا گردد میتواند به بهترین حالت ممکن به مقصودش یعنی تبلیغ و بازاریابی در حوزه ایی وسیع برسد؛

کلام آخر اینکه, ست اداری در وهله ی اول یک رسالت دارد و آن معرفی برند یا نام نهاد مربوطه است, اگر این ست به خوبی طراحی شود, و طراحی آن توسط یک طراح خبره و کاربلد انجام شود و در طراحی و اجرای آن شکل ها, رنگ ها, هارمونی موارد مختلف و سایر موارد مربوط به خوبی اجرا شوند میتوان گفت که آن ست, به رسالت اولیه ی خودش  یعنی معرفی, و هویت یابی رسیده است و اما رسالت دوم, رسالت دوم در ادامه ی رسالت اول خودش را نشان میدهد و به دنبال رسالت اول می آید, رسالت دوم, تبلیغات و بازاریابی است, لذا اگر در طراحی ست اداری,ترفند های بصری به خوبی رعایت شوند, و همه چیز به زیبایی و دقت آراسته شود و ست بسیار چشم نواز طراحی گردد چه بسا که همین چشم نوازی, ارزش محصول نهایی را در چشم مخاطب چند برابر کرده و در نهایت سبب میشود تا این محصول به آسانی به هدف ثانوی خودش برسد.  

ست اداری مزایای فراوانی دارد, لذا با چاپ یک ست اداری زیبا, مبتنی بر سلیقه, منحصر بفرد و مرتبط با اهداف و حوزه فعالیت سازمان میتوان به اهداف تجاری و تبلیغاتی نایل شد و به کسب و کار, ارزش و اعتبار بخشید.





گردآوری: گروه خدمات و محصولات سیمرغ
seemorgh.com
منبع:negaranco.com