چگونه جلسات کاری مفیدی داشته باشیم؟

برگزاری جلسات کاری سرزنده و لذت بخش، کارآیی جلسه را نیز افزایش می دهد و بر خلاف آنچه بسیاری فکر می کنند، در این گونه جلسات خطر ایجاد تنش وجود نخواهد داشت.

مدیریت چنین جلساتی کار چندان سختی نیست و برای برگزاری موفق آن چهار قانون ساده وجود دارد:

1 -  همیشه هدفی مشخص برای جلسه داشته باشید و امکان برقراری ارتباط در سطح گسترده را فراهم کنید.

2 - کسانی را که در جلسه شرکت می کنند به افرادی که حضورشان برای تحقق اهداف جلسه ضروری است، کاهش دهید.

3 -  تحقیقات و مطالعات مورد نیاز را قبل از جلسه انجام دهید.

4 - جلسه را به موقع شروع کنید و به موقع به پایان برسانید.

اگر این کارها را انجام دهید، جلسات مفید و لذت بخشی خواهید داشت، چون عواملی را که موجب غیرقابل تحمل بودن جلسه شده اند، حذف کرده اید.

راه دیگر برای اینکه جلسات مفیدتری داشته باشید این است که رهبر گروهتان را وارد فرآیند برنامه ریزی کنید و به او در امور برنامه ریزی محیط، فعالیت ها و موضوع اصلی جلسه مسوولیت هایی واگذار کنید.
هر تیمی که من تاکنون با آن کار کرده ام شخص اولی دارد که با همه اعضای گروه آشنا است. به طور معمول، وقتی صحبت از فرهنگ سازی برنامه ریزی شده به میان می آید، اینگونه اشخاص به کار گرفته نمی شوند که این فرصت از دست رفته بزرگی است.

این روزها گفته می شود که جلسات کاری، غیرموثر و بسیار وقت گیرند و سرشار از صحبت های بی نتیجه، اما این گونه نیست. جلسات امکان تبادل اطلاعات را از طریق راه حل های تصویری و شنیداری فراهم می کنند و نیز فرصتی برای اعتمادسازی و شفاف سازی ایجاد می کنند که این کار از طریق ارسال ایمیل هیچ گاه حاصل نمی شود.

جلسات باید همیشه یک هدف کاملا مشخص داشته باشند. هیچ گاه برای گپ و گفت وگوی دوستانه دور هم جمع نشوید. جلسات نیاز به زمان بندی دارند و هر کس که در آن شرکت می کند باید بداند که محدودیت زمانی وجود دارد. در جلسات تنها افرادی باید شرکت کنند که حضورشان در جلسه ضروری است. حضور تعداد زیادی از افراد که هدف خود را از حضور در جلسه نمی دانند و چارچوب زمانی مشخصی ندارند، به راحتی می تواند جلسه را خراب کند.

سعی کنید تایمرهای کوچکی را وسط میز جلسه قرار دهید. وجود این وسیله به همه یادآوری می کند که به زمان بندی توجه کنند. در نهایت، کاری کنید که همه در جلسه صحبت کنند تا دلیل حضورشان برای گروه مشخص شود. اگر حرفی برای صحبت کردن نباشد، حضور آن شخص در جلسه ضرورتی نداشته است.

«محیط کار برای همه، از بالاترین افراد تا پایین ترین آنها از اهمیت زیادی برخوردار است. با نگاهی به بزرگ ترین شرکت های تکنولوژی، می توان دریافت که محیط کار مثل یک زمین بازی برای افراد بزرگسال است. فراهم کردن یک محیط کاری خوب برای کارمندان، به فرهنگ شرکت و انتظارات شما از محیط کار و بازده کار برای مشتریان بستگی دارد.

جلسات یا غیر از آن، کار یا سرگرمی می توانند همزمان وجود داشته باشند تا شرکتی موفق داشته باشید. برای این کار فقط کافی است فرهنگ آن را ایجاد کنید و اجازه دهید کارمندانتان بخشی از بینش و جنبش شرکت شما باشند.»