کلیدهای طلایی نگارش در کسب و کار (2)

 
2- چگونه بنویسیم

چنانچه پس از خواندن قسمت قبلی، نوشتن را برای ارسال پیام انتخاب نموده‌اید با ما همراه شوید تا گام به گام با کلیدهای طلایی نگارش‌نامه آشنا شوید...

 

تعلیم دادن:          مثلا خط مشی یا روند جدیدی را اعلام کنید.
خبر دادن:            مثلا پیشرفت را اعلام کنید.
تعبیر کردن:          مثلا جزئیات را خلاصه کنید.
تاثیر گذاردن:         مثلا متقاعد به انجام کاری کنید.
هدف شما از نوشتن بایستی در مقدمه به وضوح بیان شود.
از شرح تدریجی هدفتان در متن نامه اجتناب کنید  چرا که افراد پر مشغله را دلسرد و خسته می‌کند. شاید هم به طور کلی از خواندن ادامه نامه شما انصراف دهد!!!!!

 

2- دقت کنید،اتلاف هزینه نکنید 

 

نامه‌ای که شما می‌نویسید بیشتر از آنکه فکر کنید هزینه خواهد داشت. چرا که علاوه بر هزینه‌هایی مادی همچون هزینه تمبر، لوازم التحریر و ارسال نامه هزینه‌های دیگری را متحمل خواهید شد که هرگز به چشم نمی‌آید اما بسیار مهم است.
حدود 98% هزینه ، زمانی است که صرف موارد ذیل می‌کنید:
بررسی طرح محتوا
طرح و نگارش پیش‌نویس
نگارش و بررسی
افراد درگیر در موارد فوق می‌تواند شامل مدیران، منشی‌ها و دستیاران پستی باشد.
سایر هزینه های ثابت می‌تواند شامل فضای دفتر، قفسه‌های بایگانی، کامپیوترها و ماشین‌های تمبرزنی باشد.
پس قبل از هر چیز جهت جلوگیری از اتلاف هزینه و زمان بیش از سه برابر زمان نگارش، به برنامه‌ریزی اختصاص دهید. طوری برنامه‌ریزی کنید که در همان نخستین بار، بر اساس تجربه قبل‌تان نامه را درست بنویسید.

 

4- قبل از دست به قلم شدن به 5 سئوال پاسخ دهید:

1-نامه را برای چه کسی می‌نویسید؟ خواننده را در ذهن داشته باشید.
2-چرا برایش نامه می‌نویسید؟ شرح اولیه‌ای از هدف خود را تنظیم کنید.
3-چه چیزی می‌خواهید بگویید؟ کوتاه و ساده باشد.
4-مطالب اصلی به کجا خواهد رفت؟ در ذکر مطالب روندی منطقی داشته‌باشید.
5-چه زمانی باید به دست مخاطب برسد؟ به موقع بنویسید.

 

 

5- در حین نوشتن 7 اصل را رعایت کنید

Courteous      مؤدب باشید و در لحن نسبت به خواننده‌تان صمیمانه برخورد کنید.
Consistent     سبک یکدست و هماهنگی در نگارشتان داشته باشید.
Clear              شفاف و خوانا بنویسید و از علائم نگارشی برای انتقال بهتر پیام استفاده کنید.
Checked          مراقب باشید نامه‌تان غلط املایی نداشته باشد.
Correct           از صحت اطلاعاتی که ارائه می‌کنید اطمینان داشته باشید.
Concrete         با کمک عبارات و واژه‌های بخصوص، عینی و واقعی بنویسید.
Comprehensive     جامع بنویسید. نامه شما باید همه آن چیزی که لازم دارید را در بر بگیرد.

 

 

6- چیره شدن بر مانع بزرگ

مانع بزرگ زمانی پیش می‌آید که ما در نقطه شروع هستیم. شروع کردن بزرگترین مشکل پیش رو است.
راه حل:
1- قلم را در دست بگیرید و اجازه دهید واژه‌ها جاری شوند و ضمن ادامه برای بازنویسی مکث نکنید.
2- مغز شما به وسیله واژه‌ها  روی کاغذ بیشتر تحریک می شود تا به وسیله دید ذهن‌تان.
3- عبارات و واژه‌های اتفاقی را بنویسید.
4-آنها را مرتب و به هم متصل کنید.
5-اولویت بندی کنید.
6-باز نویسی کنید.
7-در پایان نامه را برای خودتان با صدای بلند بخوانید.
و در نهایت تصحیح های احتمالی را انجام دهید.

 

گردآوری: گروه سبک زندگی سیمرغ(www.seemorgh.com)

منبع:کلیدهای طایی نگارش بازرگانی- کلیوبانی